2020年01月20日

何をもって「終了」と言えるのか


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以前「進捗会議と実績報告」で、「何をもって終了と判断するのかは重要だ」と述べましたが、今回はその事を少し掘り下げたいと思います。

実際みなさんの組織では日程に対して作業項目が終了したかどうかは、どのように確認して判断していますか?自己申告ですか?
「予定通り終了しました」
「了解」
みたいな感じでしょうか?
勿論それで組織としてうまく行っているならば何も問題ありません。そのままでいいと思います。
しかし、もしうまく行っていないならば終了の判断を見直した方が良いと思います。

終了の状態とは


例えば仕様を検討する日程があったとします。この場合に終了した状態というのはどういう状態でしょうか?仕様書ができあがった状態でしょうか?
その通りとも言えますが、「判断」を確実にする為には少し曖昧ですね。
「できあがった」とはどういう状態でしょうか?承認されているという事でしょうか?
これまたその通りとも言えますがやはり曖昧です。

もしISOCMMなどを運用しているならば、仕様を検討するにはどのようなプロセスを経て、成果物(アウトプット)が何かは規定されている事と思います。そのような場合、レビューは必須ですから、成果物は以下の様になるのではないでしょうか。
・仕様書
・レビュー議事論
ここではレビュー議事録というのはレビューの成果物の事を指しています。正直、議事録という名称はどうも違和感があるのですが、一般的にはレビューの時の議事録になるのだろうとは思います。
この成果物に対して終了した状態というのをそれぞれ考えると
・仕様書
 ・承認済
 ・配布済
・レビュー議事論
 ・指摘事項解決済
 ・承認済
 ・配布済
といったところになるかと思います。
「承認済」の意味は問題ないとして、「配布済」というのは、文書の管理の仕方によって色々な形があるとは思いますが、要は「他の人が読める状態になった」という意味です。文書というのは読む人の為に書くものですから、承認済だろうがなんだろうが読むべき人が読める状態にならないと終わったとは言えませんね。
そして、レビュー議事録にある「指摘事項解決済」という状態ですが、ここでは、その名の通りレビューで指摘された事項が全て解決されているという状態の事を指しています。勿論、承認の一環として確認できるようになっていても構いませんが、いずれにせよレビューの終了状態としては、全ての指摘事項が解決されている必要があるという事です。ですからその事が確実に確認できる必要があります。
レビューの指摘事項を解決する為には、仕様を検討し直して再びレビューを開く必要があったりしますから、指摘事項を追跡するのはかなり重要ですね。

やるべき事


さて、進捗会議の時に、日程に書かれた「仕様検討」という項目に対して、「終了しました」と実績報告する為には、上記の事が終了していなければなりません。そして、「了解」する為には、実際に済んでいる事を確認できる必要があります。それができて初めて終了判定の曖昧さが払拭できます。

重要な事は、上記の例を見ても分かる通り、終了状態は決まっていて固定的だという事です。仕様を検討する場合はいつでも同じ成果物と同じ状態が要求されますし、設計でも何でも同じように終了状態は固定的です。プロセスを規定した時に自ずと成果物もその状態も決まる事になります。後は、ただ単にそれがクリアされているかを確認できる状態にするだけです。
終了状態が明示されると、作業をする担当者も「何をしなければならないのか」が明確になりますし、推進するリーダーも「終わったかどうかの判断」ができるようになります。
まずは成果物と状態についてのチェックリストを用意するだけでも随分変わると思います。

成果物の内容についてなどの質の部分は次のステップです。常に内容よりも管理が先です。管理できるようになると、コントロールできるようになるので、質の向上も進める事ができるようになります。

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posted by 善 at 20:03 | Comment(0) | 計画 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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